ERP steht für Enterprise Resource Planning und dient dazu verschiedene unternehmerische Aufgaben und Bereiche zu planen, dabei möglichst bedarfsgerecht als auch zeitgerecht.
Je nach Sektor hat ein System für Enterprise Resource Planning verschiedene Kernfunktionen.
Diese sind häufig:
Materialwirtschaft von der Beschaffung über Lagerhaltung bis zur Disposition.
Produktion über Produktionsplanung bis zu Produktionssteuerung.
Die Bedarfsermittlung, das Finanzwesen als auch Rechnungswesen und das Controlling,
Die Personalwirtschaft wird von vielen Enterprise Resource Planning System abgedeckt, dazu Forschung und Entwicklung, Verkauf, Marketing, Stammdatenverwaltung, Produktdatenverwaltung (Productlifecycle), Dokumentenmanagement, Servicemanagement.
Die „einfachere“ Version wird häufig „Wawi“ genannt. Wawi ist die Abkürzung für Warenwirtschaft. Die Warenwirtschaft bildet alle Prozesse ab, die sich im Umfeld der „Ware“ befindet.
Die meisten Warenwirtschaften besitzen ein rudimentäres Produktionsmodul, Stammdatenverwaltung, Produktdatenverwaltung sowie Verkaufsmanagement.
Im Bereich Gartenbau, Baumschulen, Landwirtschaft sind das ganze definitiv nicht ausreichend.
Je nach Unternehmensausrichtung sind Module für Mutterpflanzenmanagement, Lizenzmanagement, Saatgutproduktion, Gewebekulturen, Kontrollen-Management, Pflanzenpass, Pflanzengesundheitszeugnis, Felderwirtschaft, Ackerschlagverwaltung, Düngemittelverwaltung, Pflanzenschutzverwaltung, Tierwirtschaft, Tierzucht notwendig.
Solche Funktionen und Bereichen seien es auf Basis einer Warenwirtschaft oder eines Enterprise Resource Planning Systeme finden sich sehr selten in den gängigen Systemen.
Es gibt eine Vielzahl von Spezialanbietern, aber auch Open-Source-Lösungen, die es mit wenig Know-how ermöglichen, ein Basissystem (sei es Enterprise Ressource Planning oder Warenwirtschaft) entsprechend zu modifizieren, gibt es auf dem Markt.
Wir vom Grünlandstaudenhof nutzen eine für unsere Bedürfnisse selbst entwickelte Lösung.
Wie finde ich die richtige Software?
Das ist nicht „leicht“. Zuerst sollte man sich notieren, was man aktuell für Funktionen benötigt. Anschließend alle Funktionen, die man in Zukunft benötigen könnte.
Egal ob Enterprise Ressource Planning System oder Warenwirtschaft, das gewählte System sollte immer modular und erweiterbar sein.
Hat man alle seine Anforderungen, aufgeführt, hat man ein sogenanntes Lastenheft. Mit diesem Lastenheft kann man an die verschiedenen Anbieter zugehen und ein Angebot oder eine Produktvorstellung anfragen.
Gerade bei kleineren Unternehmen reicht auch kleine Software. Niemand braucht ein SAP R3 System für mehrere zehntausend bis hunderttausend Euro.
Worauf muss man achten bei der Auswahl der richtigen Software?
Wichtig bei der Auswahl ist darauf zu achten, dass man nicht in einen Knebel mit einem Wartungsvertrag gerät. Viele große Anbieter machen die Funktion von diesen Wartungsverträgen abhängig.
Wartungsverträge gehören nicht mehr in eine moderne IT. Monatlich oder jährlich enorme Summen zu zahlen, nur damit die Software „funktioniert“ ist ein auslaufendes Modell und zeigt eher von einem schlechten Stil im Unternehmen. Als Käufer eines solch teuren Systems, darf man davon ausgehen, dass dieses in einem ordentlichen fehlerfreien Zustand geliefert wird. Alle anderen Mängelzustände sind fallen unter die Gewährleistungen.
Etwas anderes ist ein Aktualisierungsvertrag. Hierbei geht es vor allem darum, dass man automatisch immer die neuste Mayor-Release-Version erhält. Diese kann notwendig sein, wenn es Anpassungen an neue Rechtslagen gibt. Herbei ist zu achten, dass diese Aktualisierung häufig nur für das „Haupt-System“ nicht aber für individuelle Module greift. Wer viele individuelle Module hat, für den kann ein Aktualisierungsvertrag sehr, sehr teuer werden. Kommen die Module noch von Drittanbietern, kann es sein, dass nach einer Aktualisierung diese Module kostenpflichtig von Grund auf neu programmiert werden müssen.
Der nächste Clou, den sich einige Füchse unter den Anbietern haben einfallen lassen, ist die Abhängigkeit von Beratern. Nichts kann am gekauften System selbst geändert werden, ohne teure Berater oder sonstige Spezialisten. Beispielsweise gibt es für Formulare kein visuelles oder grafisches Tool, stattdessen müssen Käufer diese Formulare in einer Programmiersprache, zu der es keine öffentliche Dokumentation gibt, selbst anfertigen.
Funfact, es existieren grafische und visuelle Tools für die Berater.
Eine weitere Masche unserer Füchse ist der Weg bis zum Kauf eines solch teuren Systems. Es beginnt mit kostenpflichtigen Workshops, in denen erarbeitet wird, was der Käufer möchte. Das Pflichtenheft wird erstellt, natürlich kostenpflichtig. Bis zu dem Punkt hat man noch gar nichts. Man hat bis jetzt lediglich externe Dienstleistungen gekauft.
Gefolgt vom kostenpflichtigen Customizing, bei der das Austauschen eines Logos ganz schön ins Budget fällt.
Der Sinn dahinter, wer bereits viel Geld ausgegeben hat, wird die paar Euro auch noch ausgeben, damit er am Ende irgendwas hat, dass mehr Wert als ein Workshop, ein Pflichtenheft oder ein Logo in der Rechnung ist.
Von Anbietern, die mit „alten“ oder besser gesagt gewinn optimierenden Methoden arbeiten, sollte man die Finger lassen, außer man hat das Geld und es einem egal.
Wenn ein Wartungsvertrag Pflicht ist, wenn ein Aktualisierungsvertrag Pflicht ist, wenn Berater Pflicht sind und wenn zusätzliche Leistungen Pflicht sind, ohne dass man das System bereits hat und bei dem Customizing durch Spezialisten notwendig ist, dann sollte man nach einem anderen Anbieter Ausschau halten.
In der Realität haben sich viele Open-Souce-Systeme bewährt. Entweder man kann selbst Anpassungen vornehmen oder man kann bei Bedarf eine Agentur dafür finden und bei Problemen, diese genauso schnell wechseln. Man ist nicht mehr in der Hand eines Anbieters.
Welche ERP-System oder Warenwirtschaftsystem könnt Ihr empfehlen?
Es gibt viele „allgemein“ gute EPR-Systeme oder Warenwirtschaftssysteme im Bereich Opensouce.
Darunter wären beispielsweise:
metasfresh, Apache OFBiz, ERPNext, IDmpiere, ADempiere
Nahezu alle Anwendungen existieren auch als Docker Image und sind nach Stand der Recherche kostenfrei:
Recht „einfach“ kann man diese auf die eigenen Bedürfnisse anpassen. Eventuell kann man auch eine Zweitsoftware hinzunehmen zum Beispiel OrangeHRM falls eine Lösung kein Personalmanagement bietet oder eine Buchhaltungssoftware, falls keine integriert ist.
Wichtig ist, dass, wenn Zweitsoftware verwendet wird, eine Synchronisierung beispielsweise mit CSV (Comma-separated values)-Dateien, JSON (JavaScript Object Notation)-Dateien oder XML (Extensible Markup Language)-Dateien möglich ist.
Eine Übersicht verschiedenster Enterprise Resource Planning-System findet sich in der Wikipedia unter https://en.wikipedia.org/wiki/List_of_ERP_software_packages
Als gute Warenwirtschaft hat sich JTL-Wawi entpuppt. Die besonders für Einsteiger gut geeignet ist. Allerdings gibt es hier vieles, dass kostenpflichtig ist oder kostenpflichtig wird. Die JTL-Wawi ist nach Stand der Recherche kostenfrei.
Generell muss man sagen, dass Opensource Enterprise Resource Planning-Systeme selten für den deutschen Markt und damit für den deutschen Unternehmer oder deutsche Behörden entworfen wurden. Es ist daher wichtig, dies vorab zu prüfen und die Anpassungen vorzunehmen, bevor das System in den produktiven Betrieb übergeht.
Gerade der Bereich Landwirtschaft und Gartenbau hat manchmal einige Stellen, an denen es „zu knabbern“ gibt und es zu Problemen kommen kann, wenn man wenig Ahnung von der verwendeten Software hat.
Wichtig zu erwähnen: Opensource heißt nicht kostenlos!
Im Bereich der proprietären Software gibt es unzählige Anbieter, die verschiedenste Lösungen anbieten. Es ist dennoch schwer, Software zu finden, die auf die Aspekte des Gartenbaus und der Landwirtschaft hin ausgerichtet sind. Häufig finden sich hier nur unverhältnismäßig teure Lösungen mit vielen zusätzlichen Kosten auf Basis von SAP und Microsoft.
Beide Lösungen können gut sein, müssen es aber nicht. Der Erfolg und die Kosten stark von der betreuenden Agentur abhängig.
Soll ich Cloudsoftware einsetzen?
Eine sehr kontroverse Frage. Unter zwei nicht unwesentlichen Gesichtspunkten sollte mal von Cloudsoftware, die bei einem anderen (z. B. dem Anbieter) gehostet ist und auf die man selbst nicht zugreifen kann, Abstand nehmen.
Zum einen ist der Datenschutz ein wichtiger Punkt. Bei Cloud-Dienstleistungen, gibt man etwas in die Hände eines Dritten, für die man in jedem Fall selbst gerade steht. Bereits in der Vergangenheit gab es viele Datenskandale. Können Sie sich hundertprozentig sicher sein, dass bei dem Anbieter alles in Ordnung ist? In der Regel nicht. Sie können sich auch in der Regel nicht selbst davon überzeugen.
Der andere wichtige Punkt ist, dass Sie eine Software, die essentiell für Ihr Unternehmen und Ihre Geschäftsprozesse ist, in die Hand eines Dritten geben. Geht dieser Dritte pleite, so haben Sie das große Problem an Ihre Daten zu kommen und selbst wenn Sie diese haben, können diese unter Umständen überhaupt nicht nutzbar sein, da diese in einem unbekannten Format vorliegen.
Dazu kommt, dass sie bei Problemen vollständig vom Anbieter abhängig sind. Erschwerend kommt hinzu, dass Sie online sein müssen. Funktioniert Ihr lokales Internet nicht oder das Internet des Anbieters, kommen Sie nicht an Ihre Daten. Ihre Kassen funktionieren nicht mehr, ihr Onlineshop funktioniert nicht mehr, Sie wissen nicht mehr wo was im Lager ist, Ihr Steuerberater bekommt wichtige Unterlagen nicht.
Darüber schwebt das Damoklesschwert des Datenverlustes beim Anbieter. Viele bieten Backups an. Aber können Sie damit wirklich etwas anfangen?
Wenn das Backup täglich um 22 Uhr erstellt wird, Sie im Laufe des Tages Daten einfügen und am Ende des Tages das System vor dem Backup das System zusammenbricht, sind alle Daten des Tages weg.
Unter rationalen, wirtschaftlichen Bedenken, raten wir von Cloudsoftware in externen Clouds, bei unternehmenskritischen Bereichen ab.
Sie können eine Software „on Premise“ kaufen und selbst auf lokalen Servern oder Servern einen Dienstleisters hosten, auf die Sie uneingeschränkt zugreifen können und dort eine Cloudinstanz erstellen und den Zugriff darauf mittels VPN (Virtual Private Network) gesondert absichern.
Kennt Ihr andere Anbieter für Enterprise Ressource Planning-System oder Warenwirtschaften im Bereich Landwirtschaft oder Gärtnerei? Habt Ihr bereits Erfahrungen mit einigen Anbietern gemacht?
Schreibt es in die Kommentare!
Hallo
Es ist sehr schwer die richtige Software zu finden. Es gibt keine, die “alle” Bedürfnisse erfüllt und bezahlbar ist.